实物档案的整理

一、定义

　　实物档案是档案部门对奖杯、锦旗、交流纪念品等非纸制、胶片、磁带档案的通俗叫法。

　实物档案作为档案家族成员之一，有着广泛的社会作用。它既有文书档案共有的特征，也具有其它文物的一些特征。

二、归档范围

1、本单位集体或个人在各种公务活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；

2 、 公务活动中获赠的纪念品；

3、 上级领导、知名人士的题词、字画等；

4、本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；

5、其它有保存价值的实物。

三、归档要求

1、应归档的实物一般应自形成后的三个月内向本单位的档案管理部门移交为宜，由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时间的，也应先移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。

2 、任何部门和个人不能随意将应归档的实物据为己有或转送他人。归档的实物要保持干净、整齐、无破损。

3、个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案应先由本单位档案管理部门拍照登记，再交由个人保管。

4、归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理。

四、整理

　　1、分类：实物档案应以“ 件” 为单位进行整理，成套的实物以一件计。归档实物可按物品种类分类，但由于基层单位的实物档案总量较少，可不分类。

　　2、保管期限：由于实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少， 所以一般应作永久保管。

3、排列及编号

       归档实物可先按物品类型排列，同一类中再

按归档时间顺序排列。

       实物档案较少而不分类的基层单位可直接按归档时间顺序排列， 编流水号，一件一号。并在不影响实物品相的合适位置贴上标签，填写年度( 形成时间) 、编号、保管期限、全宗号

v   机关档案室的类别号可由各单位按本单位分类方案自行编制， 如： 用“SW” 表示实物档案。

v   如果实物档案类别下再按物品类型分类的可以用“ SW 1 ” 表示奖杯类，“ SW 2 ” 表示奖牌类等等，

v   件号是按归档时间顺序给的流水号， 比如：

SW 1 — 5

  即表示该单位奖杯类第5 件归档实物

v   还可采用类别汉语拼音缩写注法。

如：奖状类(JZ)、锦旗类(JQ)、奖杯类(JB)、

奖牌类(JP)、证书类(ZS)、签名类(QM)、

留言类(LY)、题词类(TC)、字画、象征城市

或单位的钥匙、奖牌、匾等等。

(1)年度——分类号——顺序号

如：2004——JZ——01

2004年度思想政治工作优秀企业称号

 (2)分类号——年度——顺序号

如：JQ——2003——01

2003年度思想政治工作优秀企业称号

单位实物档案少，就可不按物品类型分类的单位可直接给流水号 。

4、        编目

5、        归档实物应按分类方案和编号顺序编制实物档案目录。

实物档案目录可设置编号、责任者、题名、年度、数量、保管期限、参见号、备注等项目。

实物档案归档目录

在编目时要注意：奖杯、奖牌、奖状等荣誉性实物在编写题名时要写明获奖单位、荣誉称号、获奖级别或等级等等。

v   纪念品、宣传品等实物要在题名中写明实物名称、公务活动名称等等。

v   题词、字画等应具体到个人， 如有需要还应注明该人的职务和单位等等。

v   备注栏中填写字画、题词的规格等等。

v   实物档案目录应按类别装订成册，并编制封面。

v   实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目。

五、保管

1．实物档案做为一个门类的档案，应放入库房或专柜陈列保管。

2．库房内应保持清洁，注意防尘、防光、防霉，控制好库房的温湿度，确保实物档案完好无损。

3．存入锦旗、证书的橱柜，还应注意防虫

4．存放奖杯、奖牌的橱柜，要特别注意防酸、防潮。

5．对于利用率低，特别珍贵的实物档案，可采用箱柜密闭进行保存。