科技档案的整理

  科技档案的整理

一、科技档案的定义::《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有凭证作用。

二、科技档案的整理程序

（一）、科技档案的分类

1.基建档案分类

A、“使用性质——单项工程”分类法

B、“专业——使用性质——单项工程”分类法

C、“使用性质”分类法

D、不分类直接组卷

E、综合类的设置

（二）设备档案分类

A、“使用性质——型号”分类法

B、“工序——型号”分类法

C、“车间——使用性质”分类法

D、“使用性质”分类法

E、不分类直接组卷

（三）科研档案分类法

A、“性质——课题”分类法

B、“专业——课题”分类法 

（四）产品档案分类法

B、“品种——问题”分类法

二、组卷

（一）组卷的含义：组卷，就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。

（二）组卷的要求

1、一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。

2、每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。

3、卷厚适度。一般不超过40mm。

4、案卷内不应有重份文件。

5、价值（保管期限）大体相同。

（1）基建档案：依据性文件（前期立项及审批文件）、基础性文件、土地证红线图、竣工材料及涉外文件等作永久保存外，其余文件可划分为长期或短期，原则不短于建筑物的使用寿命。

（2）设备档案：一般为长期或定期。要根据设备仪器的使用寿命来定。

（3）科研档案：要视其重要程序和价值大小来定期限。

（4）产品档案：一般定期，若反映出了该企业的发展史，则可永久存放。

（三）组卷方法

1、基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷

（1）大中型建设项目

a、文字表格类：按问题（专业）组卷。如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。

b、竣工图类：按专业组卷。即建筑、结构、水、电、气、暖等专业。

（2）小型建设项目

a、按阶段组卷：即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。

b、直接按单项工程组卷：即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。

2、设备档案

（1）大型设备按结构组卷：即按设备的组件、部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。

（2）普通设备仪器按单台组卷：即1台1卷。

（3）小型设备仪器可酌情合并组卷：即2—3台组1卷。

3、科研档案

（1）科研成果档案

a、大型：按课题的阶段问题组卷：准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段。

b、小型：按单独课题项目直接组卷。

（2）科研论文：按年度或部门组卷，即1个年度的论文组1卷或1年中1个部门的论文组1卷。

4、产品档案

（1）大型产品：按结构组卷，即组件、部件、零件或按立项、设计、试制、生产、销售、创优等工作程序。

（2）小型产品：按系列或单个产品组卷，即1个系列产品或1个产品组1卷。

三、卷内文件排列：

（一）概念：卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。

（二）方法：

1、按阶段排列——适合只组1个卷的情况。

（1）基建档案：按前期文件、工程设计（初设、扩初设计、技设、施工图设计）、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列。（竣工图按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列）

（2）设备档案：按依据性文件、开箱验收、随机文件图纸、安装测试、运行维修的顺序排列。

（3）科研档案：按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段顺序排列。

（4）产品档案：按立项、研究设计、试制、生产、销售、创优等工作程序排列。

2、卷内即有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。

3、卷内纯属文字材料时，可参考文书档案排列：

（1）整体上按时间（工作程序进度）。

（2）正文在前、底稿在后。

（3）正文在前、附件在后。

（4）批复在前、请示在后。

（5）原件在前、复印件在后。

4、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。

四、拟写案卷标题

（一）基建档案标题拟写方法：

1、文字材料类：前期文件

“三段式”：责任者  关于  问题  的  名称

例：榆林市政府关于市电业局110千伏碧沙变电站征地的

责任者                    问题

批复、会议纪要

名称

2、表格、图纸材料类：

（1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称

（2）项目名称+表格、图纸名称

例1：教学楼 给排水、电气、门窗、装饰分部 工程质量评定表

项目名称            子项分部            表格名称

例2：教学楼（电气）竣工图

项目名称  专业   图纸名称

例3：教学楼隐蔽工程记录

项目名称      表格名称

（二）设备档案标题拟写方法：

型号+设备仪器名称+文件名称

例：XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单

型号  名称            文件名称

五、编制卷内文件页号

1、编号范围：

（1）除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。

（2）印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。

2、位置：正面——右下角、背面——左下角，同文档相反。

3、编号工具：用铅笔编写阿拉伯数字。

七、填写卷内文件目录

1、序号：即顺序号。序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。

（1）其中打印件与底稿，主件与附件，原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。

（2）请示与批复视为2份文件，各编各的号（若批复不另行文，只在原请示件上批示意见的，仍做为一份文件，编一个号，但需要在题名填写时体现出批示）。

2、文件编号

（1）文件：如：请示、批复，文件编号就是文号。

（2）图纸：填图号，例“建施-1”，“结施01”“水施03”。

（3）许可证：填证号。

3、责任者：

（1）以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位和个人；

（2）有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

（3）竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。

（4）责任者可填写规范通用的简称。

4、文件材料题名。

即文件标题或图纸的全称。

5、日期：文件或图纸的形成日期。格式为20020612（8位数）。

6、页号：填每份文件的首尾号。

说明：（1）图纸有图样目录时，仍要编制《卷内文件目录》，原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录；若该套图纸需要组成几卷，图纸目录放在第一卷内。

（2）卷内文件目录排在卷内文件首页之前。

八、填写卷内备考表

（一）说明：包括以下内容：

1、标明卷内文件的件数与页数；

2、说明卷内文件残缺破损情况（无者不写）；

3、填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间。

（二）互见后：填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号，该档号后应注明载体形式，并用括号括起。

九、填写案卷封面

1、档号：由两部分组成，及档好和序号，序号及卷内文件的流水号；档好由工程名称代号，十进位号（固定的一般填11）文件排列代号及案卷号组成。

2、档案馆号：一般不填。

3、案卷题名：填写已拟写好的案卷题名即可。

4、立卷单位：哪个单位组卷就填哪个单位

5、起止日期：填写卷内文件形成的起止日期，只填年、月。

6、保管期限：①填写划定的永久、长期、短期

②卷内档案材料有两种以上保管期限时从长划定。

7、密级：根据已划定的密级填、若没有则不填，特殊情况请示有关领导再填。

十、案卷装订

（一）拆掉金属物。

（二）科技档案可采用装订和不装订两种形式。

1、装订方法：

（1）用乐光线三孔一线（8字装订法）

（2）图纸折叠。

a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式；

b、卷内的图纸左侧要留出装订边30mm；

c、折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸受磨损并便于查看利用。

（3）图纸装订要加垫纸板并包脊背。

2、不装订：

（1）卷内文字材料，要以份（件）为单位，用线装订。

（2）卷内图纸要折叠成手风琴式A4大小的统一幅面，不留装订边。

（3）卷内的每一件文字材料和每一张图纸，均在右上角空白处加盖档号章，式样为：

3、对破损、小于A4规格的文字材料要修复与托裱，装订线外有字迹的要加边。

 编制检案工具

科技档案常用的是《科技档案分类目录》、《总目录》。

（一）《科技档案分类目录》式样如下：

 

（二）《档案总目录》

1、打破大类中二级类目及以下类目（即小类）的类别界限，以归档时间的先后作为登记入册的前后顺序。

    2、以打破年度的大流水号为登记的顺序号。