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发布日期:2014-11-04 19:24  编辑:admin  来源:未知   查看:  打印文章  字体:T  T  T
归档要求时间范围
1、归档的基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。
2、归档时间
负 责基建类档案归档的部门,指定专(兼)职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累。基建项目工程施工时间短的,在基建项目验收后两个月内,按立卷要求分类 整理装订,施工时间跨度长的,可采取分阶段立卷归档,办理好移交接收手续向本单位综合档案室移交。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理 装订。
(三)、归档手续
按国家统一规定,每项工程竣工后,由管基建的同志进行整理立卷、归档,然后移交办公室综合档案室集中保管,移交时填写清单,双方在移交单上签字。
十一、设备仪器档案归档制度
为使我单位设备仪器档案材料收集、归档、完整,特制定本归档制度。
(一)、归档范围
本单位贵重的办公设备、车辆、大型的通讯设备等的说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等随机文件。购置设备的归档材料包括购置申请报告、批复、技术经济计算材料,订购协议、合同等购置文件,随机文件,线路、保养、维修及使用后形成的文件材料。
(二)、归档时间
仪器设备验收投入使用之后,将随机材料交给档案员归档立卷。
(三)、归档整理要求
设备仪器档案的整理是按照科技档案的整理要求进行的,归档的设备仪器文件材料,必须完整、系统地反映设备仪器形成的规律,保持其有机联系。相同型号的,只归档一套。
1、组卷与保管期限的设置
按设备仪器的台(套)为单位进行组卷。一台(套)设备可组成一卷或若干卷。将设备概况的文件材料排放在前面,其它技术性文件材料按设备的工作程序及重要程度依次系列,一个案卷中文字材料在前,图表在后。设备档案放长期。
2、编码
设备仪器类档案的卷内文件页码的编制有如下三种情况:
⑴卷内材料多数是单页或几页组合成案卷的没有统一顺序号,为连贯或编号出现错误时,用号码机打在文件夹材料正面的右下角、反面的左下角。
⑵几本为一卷,每本有统一页号的,可以不另外打页号,将每一份材料起止页号填在卷内目录各份材料的页号栏。
⑶单份的独立材料为一卷(如说明书、图册等),每本有统一页号的可以不另外打页号。
3、卷内目录将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。卷内目录中责任者为生产厂家;日期为设备仪器的购买使用日期。卷内目录用档案专用软件进行著录管理;并打印一式二份,一份与文件材料一同装订组卷,一份与科技档案分类目录一起装订成检索目录册。
4、科技档案分类目录
拟写案卷题名及填写卷内备考表中的各项内容,案卷题名必须写明设备名称内容、材料的名称、题名必须简明扼要,控制在50个汉字的范围内。科技档案分类目录必须在档案管理专用软件上进行著录管理,并且打印出目录,与相应的卷内文件目录装订成检索目录册。(用科技档案目录夹装订)。
十二、会计档案归档制度
(一)、归档范围
归档的文件材料主要内容包括会计报表、会计帐目簿、会计凭证、工资表等。
会计报表—年度报表。
在编制会计报表时如有文字说明材料,这些材料对报表进行分析和说明的,如财务分析、审计报告等,则要与会计报表一起归档。
会计帐簿—总帐、明细帐、现金出纳帐、银行存款帐等。
会计凭证—原始凭证、记收凭证和汇总凭证等。
工资表表—单位各人员工资表等。
实行会计电算化有关电子数据和相应资料,如打印的文字材料、软件开发或修改的资料、原程序、备份数据等也应归档。
(二)、归档时间
当年形成的会计材料,应由财务会计部门专(兼)职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理订装,在财务会计部门保存一年,期满之后,办理好移交手续向综合档案室移交。
会计档案移交时。财务有关人员应认真填写移交清册一式二份,由会计部门和综合档案室各存一份。
(三)、归档要求
每年形成的会计档案,应由财务部门按照归档要求,负责整理立卷,装订志册。综合档案室在接收会计档案时,应认真检查,对装订不合格的案卷,要由经办人补齐,若需要拆封重新整理时,应同财务部门和原经办人共同进行,以分清责任。
月度、季度报表不用按归档要求整理,由财务部门自行保存至期满后编制清单销毁。
十三、声像档案归档制度
(一)、归档范围
声像载体档案是本单位在各项活动中形成的,对具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体、感光材料。归档的主要内容包括照片类、录音带类、录像带类、光盘类等。
(二)、归档时间
一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要的声像材料,归档时间要灵活掌握,要做到及时跟踪,尽快收集。
(三)、归档要求
归档的专用像载体材料必须反映声像制作活动的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律;保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系;注意其成套性特点。
根据声像材料形成规律和多种载体的特点,分为:底片、照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘等。
十五、实物类档案归档制度
(一)、归档范围
本单位在各种活动中,获得国家、省、市区等级别颁发的荣誉证书、奖状、奖牌、奖旗、奖章(杯)及纪念品、馈赠纪念品等实物,均作为实物类档案进行归档整理。
(二)、归档时间
在获得奖励或馈赠后,即移交综合档案室归档。
(三)、归档要求
1、组卷
按年度分可折叠和不可折叠两类归档,一件实物(奖状、奖旗、证书等)为一卷。
2、案卷号编制
一卷(件)为一个号,按时间顺序编一个流水号,并将案卷标识粘帖在每件实物的背面。填写荣誉实物案卷宗目录,并且在档案专用管理软件上著录,打印装订成检索目录。

 
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