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发布日期:2014-11-04 19:23  编辑:admin  来源:未知   查看:  打印文章  字体:T  T  T
文书档案归档制度
为加强档案的管理和利用,使我单位的文书档案立卷归档工作走向制度化、规范化,为发展本单位事业服务,特制定本制度。
(一)、归档人员职责:
1、各处室的兼职档案员必须了解本单位主要职能和基本业务,掌握文书处理工作的基本常识和规律,熟悉立卷的基本知识和技能。
2、平时做好文件材料的收集与积累,各种该归档的文件材料必须齐全,完整、符合立卷要求。
(二)、归档整理要求:
1、归档时间:即时行文即时归档,纸质文件与电子文件同时归档。没有形成电子文件的材料的归档方法为:⑴会议记录、各种年终报表放在年底归档;⑵与本单位有直接关系的必须归档的收文,在加归档标识和进行文书档案目录著录后方传阅办理,档案员必须跟踪收回归档。
2、归档方法:按文件形成的时间顺序,以件为归档单位整理归档。但尽量保持文件之间的关联(即反映同一问题的文件材料可放在一起归档)。
⑴一份文件为一件;
⑵各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件,报表册应将空白页去掉;⑶正本与定稿、正件与附件,两件合为一件,正本在前定稿在后,原文在前译文在后。
⑷请示与批复合为一件。
3、整理方法:
⑴必须去掉文件上会生锈的金属物,用对纸张无损害的粘合剂(乳胶)或非金属装订器具将文件重新装(粘)合。
⑵归档文件统一采用A4纸规格,大于A4规格的要折叠或载切,小于A4规格及破损的要托裱。如果整本(册)文件为16开规格的,不用托裱,但必须保持整齐划一。
4、编号方法:
⑴在归档文件首页上方的空白处加盖档号章,并填写有关的栏目内容。
全宗号:档案局给立档单位编制的代号。
类别号:不同门类档案的代号(文书档案的代号为A)。
机构:文件形成或主管部门的简称或代号,不分机构编档号的此栏空白。
件号:以年度为界线,一个保管期限编一个流水号。
年度:文件内容针对的年度。
期限:文件的保管期限。简称为:永、长、短。
⑵如发现有应归档的文件材料漏归档,该文件可跟在后面编号归档。
⑶一份归档文件,如果有完整页码的不用编页码。几件合订成一件归档的,要编制页码(用号码机打在每页统一的地方)。
⑷每份归档的文件材料,都要在《文档系统》新管理模块中著录归档文件目录(将相应的电子文件存贮路径著录)。
⑸归档文件上的标识、行文呈批表上的标识、归档文凭目录的标识三者应该是一致的。
5、入盒:
⑴归档文件按编号顺序装入档案盒,填写个别脊背上的档号内容、盒号。
⑵填写盒内备考表。
6、检索目录:
按年度、保管期限将归档文件目录打印二份,一份装订成检索目录(用档案目录夹装订),另一份目录档案移交时随档案一起交给档案馆。
三、归档范围
(一)上级机关的文件材料
1、上级机关颁发的属本校主管业务和非直属上级颁发的对本局主管业务并要执行的重要文件材料。
2、直属上级机关颁发的属本局主管业务并要执行的一般文件材料。
    3、上级机关领导参加省、市、区组织召开的重要会议讲话
材料。
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